Privacyverklaring.

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Vanaf deze datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Vrijwel elke organisatie die persoonsgegevens vastlegt en verwerkt, zal rekening moeten houden met het van kracht worden van de AVG en wellicht haar interne processen op deze wet aan moeten passen.

Als u persoonsgegevens als onderdeel van uw dagelijkse bedrijfsvoering verkrijgt, vastlegt en verwerkt, is de verordening ook op u van toepassing. Hier vallen bijvoorbeeld het verkrijgen, vastleggen en verwerken van namen, e-mailadressen en paspoortnummers van medewerkers, tijdelijke krachten of contactpersonen van klanten of leveranciers onder.

De AVG stelt hoge eisen aan de beveiliging van bovengenoemde gegevens. Van organisaties die deze gegevens verwerken wordt verwacht dat zij kunnen aantonen dat de beveiliging effectief is. De AVG bepaalt daarnaast dat de verwerking van persoonsgegevens alleen mag worden uitbesteed aan een verwerker die afdoende garanties biedt voor de beveiliging van deze gegevens. Deze uitbesteding van de verwerking van uw persoonsgegevens is geregeld in onze verwerkersovereenkomst. Tevens willen wij u via deze weg op de hoogte stellen van onze privacyverklaring. Als u wilt weten van welke (sub-)verwerkers wij gebruik maken kunt u deze gegevens bij ons opvragen door contact met ons op te nemen via privacy@iqount.nl.

Zowel de verwerkersovereenkomst als onze privacyverklaring zijn eenzijdig. Mocht u bezwaar willen aantekenen tegen een van beide stukken dan vernemen wij dit graag binnen 7 dagen na kennisneming van deze publicatie. Indien wij na het verstrijken van deze termijn niets van u hebben vernomen nemen wij aan dat u akkoord bent.

iQOUNT adviseurs & accountants B.V., gevestigd aan Daltonstraat 22, 3846 BX Harderwijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

www.iqount.nl, Daltonstraat 22, 3846 BX Harderwijk. Tel.nr. 0341-740800

De heer W.H. Hees AA (verder: de heer Hees) is het aanspreekpunt m.b.t. gegevensbescherming van iQOUNT adviseurs & accountants B.V. De heer Hees is te bereiken via privacy@iqount.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Locatiegegevens
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

• ras
• burgerservicenummer (BSN)

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van jouw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
• Om diensten bij je af te leveren
• iQOUNT adviseurs & accountants B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van iQOUNT adviseurs & accountants B.V.) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de wettelijke bewaartermijn.

Delen van persoonsgegevens met derden

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. iQOUNT adviseurs & accountants B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door iQOUNT adviseurs & accountants B.V. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@iqount.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. iQOUNT adviseurs & accountants B.V. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

iQOUNT adviseurs & accountants B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@iqount.nl.

(eenzijdig)

1. Algemeen

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

• Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkingsovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.
• Verwerker: de Besloten Vennootschap iQOUNT adviseurs & accountants B.V., gevestigd te Harderwijk en kantoorhoudende aan de Daltonstraat 22 te Harderwijk.
• Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
• Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
• Verantwoordelijke: De opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
• Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

2. Toepasselijkheid verwerkingsovereenkomst

• Deze verwerkingsovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
• Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
• Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
• Dit is een verwerkingsovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en plichten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van beveiliging. Deze verwerkingsovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
• Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. Reikwijdte verwerkingsovereenkomst

• Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.
• Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkingsovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1.
• De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij de Verwerker te rusten.
• De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
• Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

4. Geheimhouding

• Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
• Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

5. Geen verdere verstrekking

• Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.

6. Beveiligingsmaatregelen

• Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
• Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
• De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

7. Toezicht op naleving

• Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
• Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkingsovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij de Verantwoordelijke.
• Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken en toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.
• Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico's en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico's en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.

8. Datalek

• Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
• Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

9. Sub-verwerkers

• De Verwerker is gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden geheel of ten dele uit te besteden aan derden.
• De Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde derden en onderaannemer waarin de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de derden of onderaannemers zijn opgenomen, alsmede eventuele door de Verwerkingsverantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Dit register is te alle tijde bij Verwerker op te vragen door contact op te nemen met Verwerker via info@iqount.nl en zal door de Verwerker actueel worden gehouden.
• Verwerker draagt er zorg voor dat de eventuele sub-verwerkers is onderworpen aan deze verwerkingsovereenkomst danwel aan een sub-verwerkingsovereenkomst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkingsovereenkomst.

10. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen

• Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
• Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.
• Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.

11. Duur en beëindiging

• Deze verwerkingsovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkingsovereenkomst op deze relatie van toepassing.
• Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
• Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich Gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is de Gegevens op te slaan.
• Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
• De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.

12. Nietigheid

• Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkingsovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkingsovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.

13. Toepasselijk recht en forumkeuze

• Op deze verwerkingsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• Alle geschillen in verband met de verwerkingsovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij rechtbank Amersfoort.

Annex 1 — Gegevens, doeleinden en categorieën van betrokkenen

Gegevens

De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging:

• Naam (initialen, achternaam)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Woonplaats
• Gegevens ID-bewijs (in verband met de WWFT)
• Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
• NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke

Doeleinden

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

• De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire doelstelling, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
• Het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker danwel sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
• Het gegevens- en technische beheer, ook door een sub-verwerker;
• De hosting, ook door een sub-verwerker.

Categorieën van betrokkenen

De Gegevens die verwerkt worden betreffen de volgende categorieën van betrokkenen:

• Klanten
• Personeelsleden/medewerkers van klanten
• Particulieren t.b.v. IB-aangiften

Annex 2 — Beveiligingsmaatregelen

De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

• Back-up en herstelprocedures
• Beveiliging van netwerkverbindingen
• Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
• Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
• Logging en controle van toegang tot de persoonsgegevens
• Subbewerkersovereenkomsten met derden
• Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden